Een factuur die na de vervaldatum openstaat, betekent niet automatisch dat een klant niet wil betalen. Een professionele herinnering maakt de situatie concreet en betalen eenvoudig.
- Controleer eerst verzending, betalingen en eventuele bezwaren.
- Noem factuurnummer, bedrag, vervaldatum, IBAN en kenmerk.
- Begin vriendelijk en word pas zakelijker wanneer eerdere berichten niets opleveren.
- Voeg niet automatisch rente of incassokosten toe.
Wanneer stuur je een herinnering?
Stuur een herinnering als de afgesproken betalingstermijn is verstreken en je administratie geen volledige betaling laat zien. Controleer eerst of de factuur daadwerkelijk is verzonden, het adres klopt, de betaling niet onder een andere omschrijving binnenkwam en er geen inhoudelijk bezwaar of betalingsregeling loopt.
Een herinnering is niet altijd een formele aanmaning
Een vriendelijke eerste herinnering brengt de betaling opnieuw onder de aandacht. Wil je daarna incassokosten rekenen aan een consument, dan gelden specifieke eisen voor de zogenoemde veertiendagenbrief. Een algemene tekst uit de tool is niet automatisch zo'n formeel juiste brief.
Een professionele herinnering in acht stappen
- Controleer de oorspronkelijke factuur. Vergelijk klantnaam, nummer, factuur- en vervaldatum, bedrag, reeds ontvangen betalingen, IBAN en kenmerk.
- Kies een passende toon. Gebruik bij een eerste bericht een vriendelijke, neutrale formulering en benoem dat betaling en herinnering elkaar kunnen hebben gekruist.
- Zet de kerninformatie bovenaan. Laat direct zien om welke factuur en welk openstaand bedrag het gaat.
- Geef een concrete betaaldatum. Vermijd vage formuleringen als "zo spoedig mogelijk" als je een duidelijke datum kunt noemen.
- Maak betalen eenvoudig. Vermeld IBAN, kenmerk en factuurnummer en stuur zo nodig de oorspronkelijke factuur mee.
- Bied ruimte voor contact. Nodig de klant uit om vragen, een betwisting of betalingsproblemen te melden.
- Controleer de gegenereerde tekst. Lees namen, datums, bedrag en iedere zin over vervolgstappen na.
- Bewaar de verzending. Noteer wanneer en via welk kanaal je de herinnering hebt verstuurd en plan een controle.
Veelgemaakte fouten
- Versturen voordat de betalingstermijn voorbij is.
- Niet controleren of de klant al heeft betaald.
- Geen factuurnummer, bedrag of nieuw betaalmoment noemen.
- Een verkeerd IBAN of betalingskenmerk overnemen.
- Meteen dreigen met incasso bij een eerste vergissing.
- Een algemene herinnering behandelen als formele veertiendagenbrief.
Bronnen en verdere controle
Regels voor consumenten en zakelijke klanten kunnen verschillen. Controleer formele incassostappen altijd voor jouw situatie.
- KVK: van offerte naar geld op je rekening
- Rijksoverheid: incasso en de kosteloze termijn
- Rijksoverheid: actuele wettelijke rente
Maak een nette herinnering
Kies een toon en template, voeg je logo toe en controleer de volledige brief voordat je hem verstuurt.