Een kwartaaloverzicht helpt je eerder ontbrekende facturen, een verkeerd tarief of niet-aftrekbare BTW ontdekken. Het doet geen aangifte en vervangt je boekhouding niet.
- Verzamel verkopen en zakelijke inkopen per aangiftetijdvak.
- Houd verschillende BTW-tarieven herkenbaar uit elkaar.
- Trek alleen voorbelasting af die aan de voorwaarden voldoet.
- Vergelijk de schatting met je volledige administratie en de officiële aangifte.
Voor wie is het overzicht bedoeld?
De tool helpt ondernemers met een eenvoudige in- en verkoopadministratie die per kwartaal een tussenstand willen zien, geld voor BTW willen reserveren of een CSV-overzicht aan hun boekhouder willen doorgeven. Controleer altijd welk aangiftetijdvak de Belastingdienst aan jouw onderneming heeft toegewezen.
Hoe ontstaat de schatting?
In de hoofdregel vergelijk je de BTW die je aan klanten in rekening hebt gebracht met de aftrekbare BTW die leveranciers aan jou in rekening hebben gebracht. Het verschil betaal je of krijg je terug. Niet alle BTW op zakelijke uitgaven is automatisch aftrekbaar.
Bouw een betrouwbaar kwartaaloverzicht
- Kies kwartaal en jaar. Meng geen facturen uit verschillende aangiftetijdvakken.
- Verzamel verkoopfacturen. Noteer datum, omschrijving, bedrag exclusief BTW en het toegepaste tarief.
- Voer zakelijke inkopen in. Gebruik het bedrag en de BTW die daadwerkelijk op de ontvangen factuur staan.
- Beoordeel de aftrekbaarheid. Markeer BTW als niet-aftrekbaar bij privégebruik, vrijgestelde omzet of andere uitsluitingen.
- Vergelijk met je administratie. Iedere regel moet terug te vinden zijn in een factuur of ander bewijsstuk.
- Controleer de totalen. Bekijk omzet, ontvangen BTW, uitgaven, betaalde BTW, aftrekbare BTW en het geschatte saldo afzonderlijk.
- Exporteer een controledossier. Bewaar de CSV samen met de onderliggende documenten.
- Controleer aangifte en deadline. Gebruik Mijn Belastingdienst Zakelijk voor het officiële tijdvak, betalingskenmerk en de uiterste datum.
Veelgemaakte fouten
- Het verkeerde kwartaal kiezen.
- Bij het factuurstelsel de betaaldatum gebruiken in plaats van de relevante factuurdatum.
- Bedragen inclusief BTW invoeren in een veld voor exclusief BTW.
- Alle betaalde BTW automatisch als aftrekbaar behandelen.
- Privé- en zakelijke uitgaven door elkaar halen.
- Een schatting behandelen alsof de aangifte al is ingediend.
- De CSV bewaren zonder de originele facturen.
Bronnen en verdere controle
- Belastingdienst: BTW berekenen met het factuurstelsel
- Belastingdienst: hoe werkt aftrekken van BTW?
- Belastingdienst: aandachtspunten bij de BTW-aangifte
Maak je kwartaaloverzicht
Voeg verkoop en inkoop toe, beoordeel de voorbelasting en exporteer je controlelijst als CSV.