Factuur maken als zzp'er: de professionele controle.

Een factuur is tegelijk een formeel administratiedocument, een betaalverzoek en een visitekaartje. Een vaste eindcontrole voorkomt vragen, vertraging en onnodige correcties.

Waarom de Factuurmaker helpt

De Factuurmaker brengt bedrijfsgegevens, klantgegevens, regels, berekeningen en vormgeving samen. Je ziet meteen hoe het document eruitziet en de ingebouwde controle wijst op ontbrekende basisvelden. Dat is vooral handig als je net begint, maar ook wanneer je maar af en toe factureert en geen uitgebreid boekhoudpakket nodig hebt.

De tool kan niet bepalen welk BTW-tarief juridisch bij jouw specifieke levering hoort. Jij blijft daarom verantwoordelijk voor de inhoud, de BTW-keuze en eventuele aanvullende eisen bij internationale of bijzondere transacties.

Wat staat er op een gewone BTW-factuur?

De Belastingdienst noemt onder meer de volledige namen en adressen van leverancier en afnemer, je BTW-identificatienummer, je KVK-nummer als je bent ingeschreven, de factuurdatum en een uniek factuurnummer. Ook moeten de geleverde goederen of diensten herkenbaar zijn omschreven, samen met de leverdatum, bedragen exclusief BTW, het toegepaste tarief en het BTW-bedrag.

Stappenplan voor een professionele factuur

1. Bepaal de factuursituatie. Controleer of 21%, 9%, 0%, een vrijstelling of een verleggingsregeling van toepassing is. Kies niet automatisch het meest voorkomende tarief.
2. Vul beide partijen volledig in. Gebruik een officiële bedrijfsnaam of geregistreerde handelsnaam, een volledig vestigingsadres en correcte identificatienummers.
3. Kies een logisch factuurnummer. Een reeks als 2026-001, 2026-002 en 2026-003 is overzichtelijk. Ieder nummer mag maar één keer voorkomen.
4. Vermeld de juiste datums. Neem de factuurdatum op en vermeld de leverdatum wanneer die afwijkt.
5. Beschrijf concreet wat je hebt geleverd. Schrijf liever "Websiteonderhoud juli 2026, 8 uur" dan alleen "Werkzaamheden".
6. Controleer BTW en totalen. Vergelijk het totaal exclusief BTW, het bedrag per tarief, kortingen, het BTW-totaal en het uiteindelijk te betalen bedrag.
7. Maak betalen eenvoudig. Vermeld een correct IBAN, een herkenbaar kenmerk en een duidelijke vervaldatum of betaaltermijn.
8. Bekijk de definitieve preview. Let op afgebroken tekst, lege regels, verkeerd uitgelijnde bedragen en een te groot of onscherp logo.
9. Bewaar het verzonden document. Open de export nog één keer en bewaar de definitieve versie controleerbaar in je administratie.

Veelgemaakte fouten

• Een factuurnummer opnieuw gebruiken.
• Alleen een postbus vermelden en geen volledig bedrijfsadres.
• Een omschrijving gebruiken die de levering niet herkenbaar maakt.
• Het 0%-tarief verwarren met een BTW-vrijstelling.
• Alleen het concept bewaren en niet het definitief verzonden document.
• Blind vertrouwen op de automatische controle zonder zelf na te lezen.

Bronnen en verdere controle

Feitelijke informatie gecontroleerd op 12 augustus 2026. Regels kunnen wijzigen; raadpleeg bij twijfel de actuele bron.

• Belastingdienst: eisen aan facturen
• Belastingdienst: het factuurstelsel
• NotaDirect: overzicht wettelijke factuureisen