Blog · ZZP

Factuur maken als zzp'er: het complete stappenplan

Je eerste klus zit erop en je wilt betaald worden. Dit stappenplan laat precies zien hoe je als zzp'er een correcte factuur maakt, zonder boekhoudpakket.

Gepubliceerd: 1 juli 2026

Als zzp'er stuur je vroeg of laat je eerste factuur. Dat voelt vaak spannender dan het is: de Belastingdienst stelt een aantal verplichte gegevens, maar verder is een factuur gewoon een duidelijk overzicht van wat je hebt geleverd en wat de klant je verschuldigd is. Hieronder volgt het stappenplan dat je in een paar minuten door kunt lopen.

Stap 1: Verzamel je bedrijfsgegevens

Nodig: je volledige bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer. Als zzp'er staan deze gegevens in je KVK-uittreksel en in de brief die je van de Belastingdienst kreeg na inschrijving.

Stap 2: Verzamel de klantgegevens

Nodig: de volledige (bedrijfs)naam en het adres van je klant. Factureer je aan een ander bedrijf binnen de EU? Vraag dan ook het btw-identificatienummer van de klant, dat heb je nodig bij intracommunautaire diensten.

Stap 3: Kies het juiste btw-scenario

De meeste zzp'ers rekenen gewoon het standaardtarief (21% of 9%) af. Maar er zijn een paar veelvoorkomende uitzonderingen:

KOR (kleineondernemersregeling): je bent vrijgesteld van btw en vermeldt dit expliciet op je factuur. Lees meer in ons artikel over de KOR-regeling.
Btw verlegd: bij bepaalde onderaanneming of B2B-diensten reken je geen btw, maar verlegt de klant deze zelf. Zie ons artikel over btw verlegd.
EU B2B / export: bij diensten aan bedrijven in andere EU-landen of buiten de EU gelden weer andere regels.

Stap 4: Geef een uniek factuurnummer en de juiste datums

Elke factuur heeft een uniek, doorlopend nummer nodig — zonder gaten in de reeks. Veel zzp'ers gebruiken een jaarreeks zoals 2026-001, 2026-002, enzovoort. Noteer daarnaast de factuurdatum en, als die afwijkt, de datum waarop je de dienst hebt geleverd.

Stap 5: Beschrijf je werkzaamheden en bereken de bedragen

Voor elke regel op je factuur vermeld je een duidelijke omschrijving, het aantal (uren, stuks of een vast bedrag), de prijs exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag. Tel je regels op tot een subtotaal, reken de btw uit en kom tot het eindtotaal inclusief btw.

Stap 6: Voeg betaalgegevens toe en download je factuur

Vermeld je IBAN, de gewenste betaaltermijn (meestal 14 of 30 dagen) en eventueel een vervaldatum. Klaar? Dan kun je de factuur downloaden en versturen.

Zelf proberen: gratis en zonder account

Met NotaDirect.nl doorloop je deze zes stappen in één scherm: je vult je gegevens in, kiest het btw-scenario, voegt factuurregels toe en downloadt direct als PDF, Word, PNG, JPEG of UBL XML — zonder account en zonder kosten. De ingebouwde controlelijst laat precies zien of je nog iets mist.

Direct gratis een factuur maken

Wil je nu meteen je eerste factuur maken? Ga naar NotaDirect.nl en volg de stappen hierboven direct in de tool.